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Inventaire

Cette opération est traditionnellement appelé récolement

Elle consiste à comparer le fonds réellement présent dans la bibliothèque avec le fonds théorique indiqué par le registre d'inventaire.

Récolement manuel

Pour ce qui est des collections classées par numéro d'inventaire en magasin, c'est assez facile, puisque l'ordre sur les rayons suit l'ordre sur le registre (à condition que chaque fonds ait son propre registre).

Pour ce qui est des collections placées en libre accès, il faut un fichier classé par cote (un fichier topographique) : si la bibliothèque est bien organisée, ce fichier sera l'exacte réplique de la disposition des documents sur les rayons.

Récolement informatique

Avec le récolement informatique, ces problèmes ne se posent plus : il suffit de scanner les codes-barres, le logiciel se charge ensuite de comparer les fichiers et de produire :

  • la liste des documents anormalement absents (alors qu'ils devraient être présents : volés...)
  • la liste des documents anormalement présents (alors qu'ils devraient être absents : retours non faits...)

Exploitation des résultats

Bien sûr, il faudra ensuite faire les corrections nécessaires :

  • pour les documents absents : noter "perdu" dans le registre d'inventaire, sortir les fiches correspondantes du catalogue, détruire les notices d'exemplaires (ou bibliographiques) du catalogue informatisé
  • pour les documents présents : corriger les erreurs dans les fichiers de prêt (si le diagnostic est bon !)