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Communication, prêt

Communication

Sous ce terme, on entend la communication aux lecteurs des documents qui ne sont pas en accès libre (qui sont en accès indirect) : il peut s'agir des documents mis en magasin (faute de place en libre accès ou par mesure de protection) ou de documents sur supports particuliers dont la consultation doit passer par un intermédiaire : microfiches, bases de données en ligne, etc.

La communication de documents permet un meilleur contrôle de l'usage des collections : on peut facilement faire des statistiques et on peut surveiller l'usage du document.
Mais la communication mobilise beaucoup de temps en personnel : il faut recueillir les demandes des lecteurs (sur fiche ou par ordinateur), aller au lieu de stockage, enregistrer la communication (avoir un fichier des documents en cours de consultation), éventuellement assister le lecteur ou le surveiller, puis remettre tout en ordre.

Prêt

Le prêt à domicile doit être réglementé, c'est à dire que ses modalités doivent être inscrites dans le règlement de la bibliothèque et communiquées aux usagers quand ils viennent s'inscrire.

Il faut que le bibliothécaire puisse savoir quels documents sont sortis de l'établissement, à qui ils sont prêtés et quand ils doivent revenir.

Sur informatique : on inscrit le lecteur dans une base de données (la table des lecteurs). Chaque lecteur a un numéro. Au moment du prêt, on associe le numéro d'inventaire du document (table des exemplaires) avec le numéro du lecteur. L'ordinateur calcule automatiquement la date de retour prévue (en fonction de la date du jour et du calendrier).

Sur fiches : il existe deux systèmes, Brown et Newark. Pour plus d'informations, consulter d'anciens manuels ! Par exemple :
Le métier de bibliothécaire (10e éd., et éd. antérieures)

Cas particuliers

Certaines bibliothèques pratiquent des prêts de courte durée (week-end ou quelques jours) pour des documents à taux élevé de rotation : best-seller, manuels.
Certaines bibliothèques ont diverses catégories de lecteurs : certains sont plus égaux que les autres ! Certains lecteurs doivent aussi payer plus cher que les autres pour le même service : par exemple les gens qui n'habitent pas dans la commune.
Ces pratiques sont à mon avis injustifiées, sinon même illégales.

Réservation

La plupart des bibliothèques ont un système de réservation des documents en prêt : l'usager doit savoir en quelle position il se trouve sur la queue des réservations.
En revanche, il n'est pas souhaitable d'organiser un système de réservation pour les documents disponibles (par téléphone ou courriel) : cela pénalise les lecteurs qui se déplacent à la bibliothèque.

Relances

Il importe de prévoir un système de relances (ou réclamations) : lorsque l'emprunteur n'a pas rendu le document à la date fixée, il faut lui envoyer une lettre de rappel ou un courriel. On peut moduler la formulation : la première lettre n'est pas trop méchante, la deuxième est un peu plus sévère, etc.
Le règlement doit prévoir des modalités d'amende en cas de retards aggravés ou de perte du document.

Autres formes de prêts

Dépôt

Certaines bibliothèques prêtent leurs documents à une succursale, une association, une collectivité. C'est le cas des Bibliothèques départementales de prêt (BDP).

PEB

Les bibliothèques municipales et universitaires se prêtent mutuellement de nombreux documents, à la demande des lecteurs. Dans le cas des BU, le PEB se fait même à l'échelle internationale.

  • Il faut d'abord localiser le document recherché : les grands outils de localisation en France sont le Catalogue collectif de France et le Catalogue du système universitaire de documentation.
    Il n'existe pas d'outil européen de localisation des documents. Chaque pays a un système plus ou moins avancé.
  • Il faut ensuite envoyer la demande. En France, il existe un outil (couplé au Sudoc) permettant de faire circuler électroniquement les demandes.
    Au niveau international, on peut utiliser le courriel ou des formulaires IFLA.
  • Reste ensuite à payer, car ce type de prêt occasionne des frais (personnel, poste, photocopie ou numérisation). En France il y a des systèmes de facturation entre établissements ou collectivités.
    Au niveau international, on peut utiliser des Coupons réponses internationaux (achetables à la poste) ou des coupons IFLA (à commander à l'IFLA, La Haye, Pays-Bas).