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Cotation

Classement

Le classement c'est le fait de mettre le document à sa place (rangement en fonction du système de classement en usage), dans les conditions de stockage qui lui sont propres (type de classement propre au document).

Systèmes de classement

Le système de classement (ou "plan de classement") doit permettre de retrouver facilement et rapidement un document : normalement, il ne faudrait pas que le classement des documents exige un personnel très qualifié, les lecteurs eux-mêmes pouvant être amenés à remettre les documents consultés à leur place. Un bon système de classement assigne à chaque document une place unique ; il doit être extensible ; il doit permettre de maintenir facilement l'ordre initial : les erreurs de classement doivent sauter aux yeux ; le classement doit assurer la conservation souhaitée des documents.

Il y a autant de systèmes de classement qu'il y a de bibliothèques et de centres de documentation : la spécificité des fonds implique la spécificité du classement.

On peut toutefois distinguer deux grandes familles de classement : le classement numérique (que j'appellerais plutôt séquentiel continu) et le classement systématique (que j'appellerais plutôt sémantique décimal, mais ce serait impropre).

Classement numérique

Il consiste simplement à placer les documents les uns à la suite des autres dans leur ordre d'entrée.
C'est le classement pratiqué dans les magasins des grandes bibliothèques, avec en plus une distinction par format.
Cette méthode est excellente : elle répond à toutes les exigences énoncées ci-dessus.

L'inconvénient, c'est qu'il faut connaître le numéro du document pour y accéder, c'est à dire qu'il faut sans cesse consulter le catalogue.

Classement systématique

Le classement systématique vise à ranger les documents en fonction de leur contenu : ainsi les usagers peuvent directement retrouver tous les documents qui les intéressent au même endroit.
Cette méthode est bien adaptée aux fonds en libre accès.
Elle oblige les bibliothécaires à sans cesse jongler avec l'espace disponible : le nombre de documents traitant de certains sujets peut subitement croître de manière inattendue (par exemple : l'informatique, ces dernières années), ce qui impose de dégager des rayonnages en concentrant d'autres sujets sur moins d'espace (le refoulement) ou en faisant disparaître les documents moins consultés (le désherbage).

La plupart des bibliothèques ont opté pour cette méthode. Leur classement suit l'une des trois grandes classifications suivantes (notez bien la distinction : classement / classification) : la classification de la Bibliothèque du Congrès (Washington), la classification décimale de Dewey, la classification décimale universelle.

Cote

Définition

Quel que soit le système de classement en vigueur, le document doit recevoir une marque quelconque indiquant sa place. Cette marque s'appelle la cote. L'opération consistant à déterminer la cote d'un document s'appelle la cotation.
Dans le cas d'un classement numérique, la cotation est une opération presque automatique : on copie le numéro d'inventaire sur une pastille ou une étiquette que l'on colle sur le dos du livre, ou à un endroit visible de la couverture s'il s'agit d'un fascicule de périodique ou d'une brochure.
Dans le cas d'un classement systématique, la cotation est peut-être l'exercice intellectuel le plus exigeant demandé au bibliothécaire : il faut se demander où l'usager aura le plus de chance de trouver le document, compte tenu des attentes de cet usager et de la cohérence du fonds déjà existant. La cotation doit rassembler les documents que les usagers s'attendent à trouver ensemble parce qu'ils ont l'habitude de trouver les documents de ce genre à cet endroit (en fonction de leur culture, de leur formation intellectuelle, de leurs habitudes). Autrement dit, il faut toujours se demander : "À quel endroit ce document a-t-il le plus de chances d'être vu par mes lecteurs ?"
En fait, il faut bien distinguer la cotation de l'indexation.

Bien sûr, la condition sine qua non pour que les documents soient facilement retrouvables par les lecteurs est que la cote figure dans le catalogue de la bibliothèque (description des exemplaires) et qu'elle pointe sans ambiguïté vers un seul endroit.
Le corollaire de cet axiome est que la disposition des cotes sur les rayons obéisse à une logique simple et qu'elle soit mise en évidence par des panneaux, des étiquettes, des plans, etc. (la signalétique).

Certaines bibliothèques se permettent des entorses à ces principes (classement par localisation ou par statut) : à mon avis cela ne fait que compliquer la vie des lecteurs.

Seul le classement par support peut se justifier dans la mesure où les cédéroms, les microfiches, les DVD, etc. occupent des espaces bien identifiés par les usagers.

Autorité

Pour éviter de disperser les fonds (mettre à des endroits différents des documents traitant de sujets apparentés que le lecteur s'attend à trouver au même endroit), il est nécessaire de se faire un fichier de cotes validées (dans l'idéal par l'ensemble du personnel) et que l'on s'attachera ensuite à suivre scrupuleusement. On appelle ça un fichier d'autorités.

Construction

Voir le chapitre : Cotation

Types de classement

On ne dispose pas tous les documents de la même manière dans une bibliothèque ou un centre de documentation. Voici quelques remarques à ce sujet :

  • Les livres en libre accès sont presque toujours disposés debout sur des rayonnages. Cela facilite le rangement, mais cela ne garantit pas une longue conservation, à cause de la disparité des formats. Il faut quand même veiller à ce que les livres restent bien calés verticalement.
  • Les nouveautés ou les livres que l'on veut mettre en valeur sont disposés de manière que l'on voie leur couverture. Dans les librairies, les livres sont à plat sur des tables.
  • Le classement vertical par format est le meilleur en magasin.
  • Les bandes-dessinées sont dans des bacs (parce que le dos est trop mince). Les livres pour jeunes enfants sont souvent aussi dans des bacs, à leur portée.
  • Les disques, cédéroms, DVD, sont aussi dans des bacs.
  • Les microfiches sont disposées comme les disques dans des tiroirs adaptés. Il existe aussi des armoires à microfiches.
  • Les périodiques non reliés (en fascicules) sont difficiles à gérer. les meilleures solutions de classement et de conservation sont onéreuses et prennent beaucoup de place :
    • Les quotidiens en libre accès sont parfois suspendus verticalement : ce n'est pas une mauvaise idée, mais cela demande une manipulation un peu délicate de la part du personnel.
    • Les quotidiens en magasins doivent, dans l'idéal, être stockés à plat dans de grands meubles, avant d'être reliés. Le classement vertical est à proscrire si l'on veut conserver les journaux plusieurs années en bon état.
    • Pour les revues en libre accès, il existe maintenant un excellent système : un meuble qui permet de mettre en valeur le dernier numéro reçu, tout en permettant au lecteur de consulter les anciens numéros conservés à plat.
    • Si l'on veut mettre en libre accés une collection importante de revues, il existe aussi des rayonnages compacts (un mètre de haut) où les revues sont conservées à plat.
    • De nombreux centres de documentation choisissent de présenter leurs revues dans des classeurs et dans des boîtes : ces solutions sont les moins onéreuses et les plus simples. Mais elles ne garantissent pas une bonne conservation : une revue ne peut pas rester debout sans se déformer, sauf si on la relie dans un volume assez épais.
  • Les brochures non périmées peuvent être mise en valeur sur différents types de présentoirs.
  • Si l'on veut conserver des brochures sur le long terme, il faut les conditionner, par exemple les mettre dans des pochettes prévues à cet effet (papier non acide ou plastique) qui seront classées dans des boîtes d'archives.

Une dernière remarque sur la conservation des périodiques : de plus en plus de bibliothèques s'abonnent à des revues électroniques consultables uniquement en ligne. Il importe de savoir, avant de souscrire de tels abonnements, si l'on veut conserver des archives de ces périodiques, et si, au cas où l'on arrêterait l'abonnement, la bibliothèque conserverait le droit d'accéder aux anciens numéros.