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Protection

Les documents doivent être protégés pour assurer leur maintien en bon état. Ils doivent aussi être protégés contre le vol.

Maintien en bon état

Il existe de nombreuses options en matière de protection des documents : de la simple mise en enveloppe ou en boîte (pour les brochures ou les revues peu importantes) à la reliure professionnelle.

Les bibliothèques publiques optent souvent, au moins pour les romans destinés à être souvent empruntés, pour une reliure industrielle (elles achètent leurs ouvrages directement reliés).
Les bibliothèques universitaires utilisent le filmolux : un film de plastique recouvre le livre pour en protéger la couverture.

La conservation des documents sur une longue période demande de mettre sur pied une organisation soignée du stockage des documents (sans oublier la possibilité de les sortir de leur lieu de stockage pour leur consultation ou des expositions) qui comprend non seulement l'habillage ou le conditionnement des exemplaires, mais aussi la lutte contre l'acidité du papier, la gestion de l'hygrométrie des locaux (40-45%), leur ventilation, leur température, leur luminosité.
Ces aspects ont fait l'objet d'études scientifiques facilement consultables.
En revanche, un aspect moins connu, semble-t-il, de la conservation est la pérennité des données informatiques : un document sur cédérom peut sembler inusable (le support n'est pas sensible aux agents destructeurs du papier), mais si le logiciel qui a servi à produire et à lire ces données n'a pas été conservé, le document est illisible. Il existe donc une problématique de la conservation informatique. La meilleure solution disponible aujourd'hui est le format XML.

Protection contre le vol

De nombreux établissements sont équipés de portillons anti-vol qui détectent des bandes magnétiques insérés dans les documents.
Ces bandes magnétiques sont démagnétisables pour permettre le prêt.
Attention, les supports magnétiques (disquettes, VHS, cassettes audio) ne doivent pas porter ce genre d'antivols !

Protection contre le vandalisme

La seule protection efficace contre le vandalisme (lacération des documents, découpages, notes et graffiti, reparamétrage des ordinateurs...) est la surveillance.
On évitera de placer des toilettes dans l'enceinte de consultation des documents : les toilettes doivent être au-delà des portillons anti-vol.

Un petit sujet de recherche

Existe-t-il, à part le marquage magnétique, d'autres systèmes de protection contre le vol ?