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Réception des colis et vérification des factures

Souvent, le bibliothécaire ou le documentaliste ne fait pas lui-même ce travail. Mais ça dépend...

À la réception des colis :

  • vérifiez l'adresse du destinataire !
  • vérifiez la qualité des documents : ce n'est pas facile ; les défauts les plus graves sont rares, mais les cahiers manquants ou reliés à l'envers ne peuvent être détectés qu'en collationnant le document ; les défauts sur les autres supports que le papier sont encore plus difficiles à détecter.
  • vérifiez l'édition, le titre, le sous-titre...
  • comparer la facture (ou plutôt une photocopie : la facture originale est un document précieux !) et votre bon de commande : souvent le fournisseur n'envoie qu'une partie de ce que vous avez commandé (documents épuisés ou encore indisponibles) ; voyez avec la comptabilité comment résoudre ce problème.
  • notez les commandes comme reçues : mettez-les dans un autre fichier, et notez le numéro de facture.

Enregistrement

Il s'agit, au sens propre du terme, de consigner l'entrée du document sur le registre d'inventaire : chaque exemplaire reçoit un numéro (on reporte au crayon ce numéro sur le document) correspondant à son numéro d'entrée dans le registre.
Cette opération, autrefois essentielle (le registre était la première chose à sauver en cas d'incendie !), est aujourd'hui remplacée presque partout par l'exemplarisation (voir ci-dessous).
Voici cependant comment on pratique l'enregistrement :

Vous prenez un grand cahier solidement relié et sur chaque page ou double page vous tracez 4 colonnes :

Numéro d'inventaire Date d'entrée Titre Remarques
Numéro séquentiel
Plusieurs fonds possibles. Par exemple :
A..
B..
Mais c'est mieux d'avoir un registre par fonds !
Facultatif Essentiel Facultatif

Exemplarisation

Lorsque l'établissement est correctement informatisé (base de données relationnelle), le catalogue sert de registre. Chaque exemplaire reçoit un code à barres (ou : code-barre) unique qui sert de numéro d'inventaire.
Ce système a énormément d'avantages :
- tris informatiques : recherche par code-barre
- prêt et récolement automatisables par lecture optique (comme à Auchan !)

De plus, l'exemplarisation permet de décrire et de suivre plus finement les exemplaires acquis (statut de l'exemplaire : exclu du prêt ou régime spécial ; disponibilité : disponible en rayon, prêté, à la reliure ; état ; particularités : ex-libris, édition de luxe... ; localisation ; cote).

Un TP en passant (difficile)

Vous décidez d'équiper votre bibliothèque d'un système de code-barres. Votre patron accepte de vous acheter les douchettes, mais refuse de vous donner un centime de plus pour la création des code-barres et le logiciel. Comment faites-vous ?

Les périodiques

À la réception des fascicules, on doit noter le numéro reçu pour savoir si la collection est complète et prévenir le fournisseur si un fascicule est manquant. L'enregistrement des fascicules est appelé le bulletinage.
Le bulletinage non informatisé se fait sur des fiches classées horizontalement dans de petits tiroirs : c'est un meuble particulier qui s'appelle le Kardex (Photos ici).

Autres supports

Les supports d'information autres que le papier posent parfois quelques problèmes : on ne peut pas écrire sur un cédérom avec un simple crayon, il n'est pas facile de coller un code-barre sur des microfiches, etc. Ces difficulté sont résolues plus ou moins convenablement !