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Acquisition

Les opérations d'acquisition ne font pas partie à strictement parler du circuit du document, sauf à considérer que le document, au moment de son choix et sa commande, est déjà virtuellement présent dans l'établissement.

Voici cependant quelques indications pratiques sur le processus de l'acquisition et la gestion des commandes.

1. En amont de la commande, il faut repérer les documents existant dans le domaine couvert par votre unité d'information : on appelle ça la veille documentaire.

2. Il faut ensuite sélectionner les documents pertinents en fonction de ce qu'on appelle la politique d'acquisition de l'établissement.

Des volumes entiers ont été écrits sur ces questions, qui ne font pas l'objet de ce cours.
Voir :
Calenge, Bertrand, Conduire une politique documentaire, 1999
Calenge, Bertrand, Les politiques d'acquisition, 1999

3. Vous pouvez tenir un fichier de vos documents souhaités : c'est utile si vous devez remettre à plus tard votre commande ou au cas où vous auriez un reste d'argent en fin d'année

4. Au moment de passer la commande, faites un fichier des commandes envoyées, avec une possibilité de tri par budget si vous gérez plusieurs budgets (par domaine, par distinction français-étrangers, par année, par origine du budget).

5. Rédigez un bon de commande :

  • faites très attention à l'identification du document demandé : utilisez les ISBN et mentionnez les sous-titres, le support, la reliure (broché - relié)...
  • notez la quantité demandée (nombre d'exemplaires du même titre).
  • notez le prix indiqué par le fournisseur ou par le catalogue : prix éditeur ; les fournisseurs n'ont pas le droit de vous faire une remise supérieure à 9% de ce prix.
  • indiquez précisément votre adresse de livraison (pour l'envoi des colis) et votre adresse de facturation (là où doit être envoyée la facture).
Exercice

Vous devez monter un fonds de manuels en "français langue étrangère". Vous décidez d'acheter un certain nombre de documents (tous supports, tous types) édités chez Clé international. Préparez votre commande et rédigez votre bon de commande.